Técnicas de
la recogida de la información
La
recolección de datos
se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas
y herramientas
que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas
de información,
los cuales pueden ser la entrevistas,
la encuesta,
el cuestionario,
la observación,
el diagrama de
flujo y el diccionario
de datos.
Todas
estos instrumentos se aplicará en un momento en particular, con la finalidad de
buscar información que será útil a una investigación
en común. En la presente investigación trata con detalle los pasos que se debe
seguir en el proceso
de recolección
de datos, con las técnicas ya antes nombradas.
Los
analistas utilizan una variedad de métodos
a fin de recopilar los datos sobre una situación existente, como entrevistas,
cuestionarios, inspección de registros
(revisión en el sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas.
Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo
de cada una y ayudar a asegurar una investigación completa.
Las
entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de
preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o
empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema
existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que
proporcionarán datos o serán afectados por la aplicación propuesta. El analista
puede entrevistar al personal
en forma individual o en grupos
algunos analistas prefieren este método
a las otras técnicas que se estudiarán más adelante. Sin embargo, las
entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicación.
Dentro
de una organización,
la entrevistas es la técnica más significativa y productiva de que dispone el
analista para recabar datos. En otras palabras, la entrevistas es un
intercambio de información que se efectúa cara a cara. Es un canal de comunicación
entre el analista y la organización; sirve para obtener información acerca de
las necesidades y la manera de satisfacerlas, así como concejo y comprensión
por parte del usuario para toda idea o método nuevos. Por otra parte, la entrevista
ofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente de
simpatía con el personal usuario, lo cual es fundamental en transcurso del
estudio.
Recabar
datos mediante la Entrevista
La
entrevista es una forma de conversación, no de interrogación, al analizar las
características de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por
sus conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden conocer datos que no
están disponibles en ningún otra forma.
En
las investigaciones
de sistema, las formas cualitativas y cuantitativas de la información
importantes. La información cualitativa está relacionada con opinión, política y descripciones
narrativas de actividades o problemas,
mientras que las descripciones cuantitativas tratan con números frecuencia, o
cantidades. A menudo las entrevistas pueden ser la mejor fuente de información
cualitativas, los otros métodos tiende a ser más útiles en la recabación de
datos cuantitativos.
Son
valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencia en relación a como se
podría hacer el trabajo;
las entrevistas a veces es la mejor forma para conocer las actividades de las empresas.
La entrevista pueden descubrir rápidamente malos entendidos, falsa expectativa
o incluso resistencia
potencial para las aplicaciones de desarrollo;
más aún, a menudo es más fácil calendarizar una entrevista con los gerentes de
alto nivel, que pedirle que llenen cuestionario.
Determinación
del tipo de Entrevista
La
estructura
de la entrevista varia. Si el objetivo
de la entrevista radica en adquirir información general, es conveniente
elaborar una serie de pregunta sin estructura, con una sesión de preguntas y
respuesta libres
Las
entrevistas estructuradas utilizan pregunta estandarizada. El formato de
respuestas para las preguntas pueden ser abierto o cerrado; las preguntas para
respuestas abierta permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que
parezca apropiado. Pueden contestar por completo con sus propias palabras. Con
las preguntas para respuesta cerradas se proporcionan al usuario un conjunto de
respuesta que se pueda seleccionar. Todas las personas que respondes se basan
en un mismo conjunto de posible respuestas.
Los
analistas también deben dividir el tiempo entre desarrollar preguntas para
entrevistas y analizar respuesta. La entrevista no estructurada no requiere
menos tiempos de preparación, porque no necesita tener por anticipado las
palabras precisas de las preguntas. Analizar las respuestas después de la
entrevista lleva más tiempo que con la entrevista estructuradas. El mayor costo
radica en la preparación, administración
y análisis de las entrevistas estructuradas para pregunta cerradas.
Selección de Entrevistados
Realizar
entrevistas toma tiempo; por lo tanto no es posible utilizar este método para
recopilar toda la información que se necesite en la
investigación; incluso el analista debe verificar los datos
recopilados utilizando unos de los otros métodos de recabación de datos. La
entrevista se aplican en todos los niveles gerencial y de empleados y dependa
de quien pueda proporcionar la mayor parte de la información útil para el
estudio los analistas que estudian la administración
de inventarios
pueden entrevistar a los trabajadores del embarque y de recepción, al personal
de almacén
y a los supervisores de los diferentes turnos, es decir. Aquellas personas que
realmente trabajan en el almacén, también entrevistarán a los gerentes más
importante.
Realización
de Entrevista
La
habilidad del entrevistador es vital para el éxito
en la búsqueda de hecho por medio de la entrevista. Las buenas entrevista
depende del conocimiento
del analista tanto de la preparación del objetivo de una entrevista específica
como de las preguntas por realizar a una persona
determinada.
El
tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una
entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier
oportunidad de éxito. Por ejemplo, analista que trabaja en la aplicación
enfocada a la reducción de errores (captado por la gerencia
de alto nivel) probablemente no tendría éxito si llegara a una oficina
de gerencia de nivel medio con la presentación equivocada, ejemplo "Estamos
aquí para resolver su problema".
A
través de la entrevista, los analistas deben preguntarse a sí mismo las
siguientes preguntas:
·
¿Qué es lo que me está
diciendo la persona?
·
¿Por qué me lo está diciendo a
mí ?
·
¿Qué está olvidando?
·
¿Qué espera está persona que
haga yo?
¿Qué es una encuesta?
Se
ha dicho que Estados
Unidos ya no es una "sociedad
industrial", sino una "sociedad de información". Esto es,
nuestros mayores problemas y tareas ya no giran principalmente en la producción
de bienes
y servicios
necesarios para nuestra supervivencia y comodidad.
Nuestra
"sociedad", requiere un rápido y preciso flujo de información sobre
las preferencias, necesidades y comportamiento
de sus miembros. Es en respuesta a esta necesidad crítica
de información por el gobierno,
el comercio
y las instituciones
sociales que tanta confianza se pone en las encuestas.
Hoy
en día la palabra "encuesta" se usa más frecuentemente para describir
un método de obtener información de una muestra
de individuos. Esta "muestra" es usualmente sólo una fracción de la población
bajo estudio.
Por
ejemplo, antes de una elección, una muestra de electores es interrogada para
determinar cómo los candidatos y los asuntos son percibidos por el público… un
fabricante hace una encuesta al mercado
potencial antes de introducir un nuevo producto…
una entidad del gobierno comisiona una encuesta para obtener información para
evaluar legislación existente o para preparar y proponer nueva legislación.
No
tan sólo las encuestas tienen una gran variedad de propósitos, sino que también
pueden conducirse de muchas maneras, incluyendo por teléfono,
por correo o en persona.
Aun
así, todas las encuestas tienen algunas características en común.
A
diferencia de un censo, donde todos los miembros de la población son
estudiados, las encuestas recogen información de una porción de la población de
interés,
dependiendo el tamaño de la muestra en el propósito del estudio. En una
encuesta bona fide, la muestra no es seleccionada caprichosamente o sólo de
personas que se ofrecen como voluntarios para participar. La muestra es
seleccionada científicamente de manera que cada persona en la población tenga
una oportunidad medible de ser seleccionada. De esta manera los resultados
pueden ser proyectados con seguridad
de la muestra a la población mayor. La información es recogida usando procedimientos
estandarizados de manera que a cada individuo
se le hacen las mismas preguntas en mas o menos la misma manera. La intención
de la encuesta no es describir los individuos particulares quienes, por azar,
son parte de la muestra sino obtener un perfil compuesto de la población.
Una
"encuesta" recoge información de una "muestra." Una
"muestra" es usualmente sólo una porción de la población bajo
estudio.
El
estándar de la industria
para todas las organizaciones
respetables que hacen encuestas es que los participantes individuales nunca
puedan ser identificados al reportar los hallazgos. Todos los resultados de la
encuesta deben presentarse en resúmenes completamente anónimos, tal como tablas
y gráficas
estadísticas
Cuestionario
Los
cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para la entrevista; si
embargo, existen ciertas características que pueden ser apropiada en algunas
situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben
diseñarse cuidadosamente para una máxima efectividad.
Recabación
de datos mediante cuestionarios
Para
los analistas los cuestionarios pueden ser la única forma posible de
relacionarse con un gran número de personas para conocer varios aspectos del
sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios departamento, se
puede distribuir los cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar
hechos en relación al sistema. En mayor parte de los casos, el analista no verá
a los que responde; no obstante, también esto es una ventaja porque aplican
muchas entrevista ayuda a asegurar que el interpelado cuenta con mayor
anonimato y puedan darse respuestas mas honesta ( y menos respuestas prehechas
o estereotipadas). También las preguntas estandarizadas pueden proporcionar
datos más confiable.
Selección
de formas para cuestionarios
El
desarrollo y distribución
de los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo invertido en esto debe utilizarse
en una forma inteligente. También es importante el formato y contenido de las
preguntas en la recopilación de hechos significativos.
Existen
dos formas de cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y
cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano
todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlas. Con
frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas.
Cuestionario
Abierto
Al
igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican
cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales;
también son útiles al explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que
utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de verificación de crédito,
es un medio.
El
formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan
escriba las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran más
fácil escoger una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por sí
mismas.
Cuestionario
Cerrado
El
cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio
de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de
referencia. Este formato es el método para obtener información sobre los
hechos. También fuerza
a los individuos para que tomen una posición y forma su opinión sobre los
aspectos importantes
La OBSERVACIÓN
Otra
técnica útil para el analista en su progreso de investigación, consiste en
observar a las personas cuando efectúan su trabajo. Como técnica de
investigación, la observación tiene amplia aceptación científica. Los
sociólogos, sicólogos e ingenieros industriales utilizan extensamente ésta
técnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo
y como miembros de la
organización. El propósito de la organización es múltiple: permite
al analista determinar que se está haciendo, como se está haciendo, quien lo
hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dónde se hace y por que se
hace.
"¡Ver
es creer! Observar las operaciones
la proporciona el analista hechos que no podría obtener de otra forma.
Tipos
de Observación
El
analista de sistemas puede observar de tres maneras básicas. Primero, puede observar
a una persona o actitud
sin que el observado se dé cuenta y su interacción
por aparte del propio analista. Quizá esta alternativa tenga poca importancia
para el análisis de sistemas, puesto que resulta casi imposible reunir las
condiciones necesarias. Segundo, el analista puede observar una operación sin
intervenir para nada, pero estando la persona observada enteramente consciente
de la observación. Por último, puede observar y a la vez estar en contacto con
las personas observas. La interacción puede consistir simplemente en preguntar
respecto a una tarea específica, pedir una explicación, etc.
Preparación
para la observación
1.
Determinar y definir aquella
que va a observarse.
2.
Estimular el tiempo necesario
de observación.
3.
Obtener la autorización de la
gerencia para llevar a cabo la observación.
4.
Explicar a las personas que
van a ser observadas lo que se va a hacer y las razones para ello.
Conducción
de la observación
1.
Familiarizarse con los
componentes físicos del área inmediata de observación.
2.
Mientras se observa, medir el
tiempo en forma periódica.
3.
Anotar lo que se observa lo
más específicamente posible, evitando las generalidades y las descripciones
vagas.
4.
Si se está en contacto con las
personas observadas, es necesario abstenerse de hacer comentarios cualitativos
o que impliquen un juicio de valores.
5.
Observar las reglas de
cortesía y seguridad.
Secuela
de la observación
1.
Documentar y organizar
formalmente las notas, impresionistas, etc.
2.
Revisar los resultados y
conclusiones junto con la persona observada, el supervisar inmediato y
posiblemente otro de sistemas.
Diagrama de Flujo
Es
una representación pictórica de los pasos en proceso. Útil para determinar cómo
funciona realmente el proceso para producir un resultado. El resultado puede
ser un producto, un servicio, información o una combinación de los tres. Al
examinar cómo los diferentes pasos es un proceso se relacionan entre sí, se
puede descubrir con frecuencia las fuentes
de problemas potenciales. Los diagramas
de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el flujo de materiales
hasta los pasos para hacer la venta
u ofrecer un producto. Con frecuencia este nivel de detalle no es necesario,
pero cuando se necesita, el equipo completo de trabajo más pequeños pueden
agregar niveles según sea necesario durante el proyecto.
¿Cuándo
se utiliza un Diagrama
De Flujo?
Cuando
un equipo necesita ver cómo funciona realmente un proceso completo. Este
esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de
botella en el sistema, pasos innecesarios y círculos de duplicación de trabajo.
Algunos
aplicaciones comunes son:
Definición
de Proyectos:
·
Identificar oportunidades de
cambios en el proceso.
·
Desarrollar estimados de costos
de mala calidad.
·
Identificar organizaciones que
deben estar representadas en el equipo.
·
Desarrollar una base común de
conocimiento para los nuevos miembros del equipo.
·
Involucrar a trabajadores en
los esfuerzos de resolución de problemas para reducir las resistencias
futura al cambio.
Identificación
de las causas principales:
·
Desarrollar planes para reunir
datos.
·
Generar teorías
sobre las causas principales.
·
Discutir las formas de
estratificar los datos para el análisis para identificar las causas
principales.
·
Examinar el tiempo requerido
para las diferentes vías del proceso.
Diseño
de soluciones
·
Describir los cambios
potenciales en el proceso y sus efectos potenciales.
·
Identificar las organizaciones
que será afectadas por los cambios propuesto.
Aplicaciones
de soluciones:
·
Explicar otros el proceso
actual y la solución propuesta.
·
Superar la resistencia al
cambio demostrando cómo los cambios propuestos simplificarán el proceso.
Control
(retener las Ganancias):
·
Revisar y establecer controles
y monotorías al proceso.
·
Auditar el proceso
periódicamente para asegurar que están siguiendo los nuevos procedimientos.
·
Entrenar a nuevos empleados
Los
diccionarios
de datos son el segundo componente del análisis del flujo de datos. En sí
mismos los diagramas de flujo de datos no describen por completo el objeto de
la investigación. El diccionario de datos proporciona información adicional
sobre el sistema. Esta sección analiza que es un diccionario
de datos, por qué se necesita en el análisis de flujo de datos y
como desarrollarlo. Se utilizará el ejemplo del sistema de contabilidad
para describir los diccionarios de datos.
Un
diccionario de datos es una lista de todos los elementos incluido en el
conjunto de los diagramas de flujo de datos que describen un sistema. Los
elementos principales en un sistema, estudiados en las secciones anteriores,
son el flujo de datos, el almacenamiento
de datos y los procesos. El diccionario de datos almacena detalles y
descripciones de estos elementos.
Si
los analistas desean conocer cuántos caracteres hay en un dato, con qué otros
nombres se le conoce en el sistema, o en donde se utilizan dentro del sistema
deben ser capaces de encontrar las respuesta en un diccionario de datos
desarrollado apropiadamente.
El
diccionario de dato se desarrolla durante el análisis de flujo de datos y ayuda
el analista involucrado en la determinación de los requerimientos de sistemas.
Sin embargo, como se verá más adelante, también el contenido del diccionario de
datos se utiliza durante el diseño del sistema.
En
informática,
base de datos acerca de la terminología que se utilizará en un sistema de
información. Para comprender mejor el significado de un diccionario de datos,
puede considerarse su contenido como "datos acerca de los datos"; es
decir, descripciones de todos los demás objetos (archivos, programas, informes,
sinónimos...) existentes en el sistema. Un diccionario de datos almacena la
totalidad de los diversos esquemas y especificaciones de archivos, así como sus
ubicaciones. Si es completo incluye también información acerca de qué programas
utilizan qué datos, y qué usuarios están interesados en unos u otros informes.
Por lo general, el diccionario de datos está integrado en el sistema de
información que describe.
Descripción de los Datos en el Diccionario
Cada entrada en el diccionario de dato consiste en un conjunto de detalles que describen los datos utilizados o producidos en el sistema. Cada articulo se identifica por un nombre de dato, descripción, sinónimo y longitud de campo y tiene valores específicos que se permiten para éste en el sistema estudiado.
Cada entrada en el diccionario de dato consiste en un conjunto de detalles que describen los datos utilizados o producidos en el sistema. Cada articulo se identifica por un nombre de dato, descripción, sinónimo y longitud de campo y tiene valores específicos que se permiten para éste en el sistema estudiado.
Nombre de los Datos
Para
distinguir un dato de otro, los analista les asigna nombre significativos que
se utilizan para tener una referencia de cada elemento a través del proceso
total de desarrollo de sistemas. Por lo tanto, debe tenerse cuidado para
seleccionar, en forma significativa y entendible, los nombres de los datos, por
ejemplo la fecha de factura
es más significativa si se llama FECHA FACTURA que si se le conoce como ABCXXX.
Descripción de los Datos
Establece
brevemente lo que representa el dato en el sistema; por ejemplo, la descripción
para FECHA-DE-FACTURA indica que es la fecha en la cual se está preparando la
misma (para distinguirla de la fecha en la que se envió por correo o se
recibió.
Las
descripciones de datos se deben escribir suponiendo que a gente que los lea no
conoce nada en relación del sistema. Deben evitarse termino especiales o argot,
todas las palabras deben se entendible para el lector
Alias
Con
frecuencia el mismo dato puede conocerse con diferentes nombres, dependiendo de
quien lo utilice. El uso de los alias deben evitar confusión. Un diccionario de
dato significativo incluirá todos los alias.
Longitud de campo
Cuando
las característica del diseño del sistema se ejecuten más tarde en el proceso
de desarrollo del sistemas, será importante conocer la cantidad de espacio que
necesita para cada dato.
Valores de los datos
En
algunos proceso solo se permiten valores de datos específicos. Por ejemplo, en
muchas compañías con frecuencia los números de orden de compra se proporcionan
con un prefijo de una letra para indicar el departamento del origen.
Registro de las descripciones de datos
Dadas
que las descripciones se utilizarán en forma repetitiva a través de una
información y después, durante el diseño, se sugiere un formato fácil para
utilizar que simplifique el registro y los detalles de consulta cuando se
necesiten
Referencia bibliográfica
Avilez, J. (Diciembre de
2010). Recolección de datos. Monografías.
Recuperado el 24 de febrero de 2012, de http://www.monografias.com/trabajos12/recoldat/recoldat.shtml
